Versie: 1.0  –  Datum: September 2025  –  Goedgekeurd door: Directie

Dit beleid bestaat uit 3 onderdelen. Het eerste deel (AI functionaliteiten voor klanten) beschrijft hoe we omgaan met AI-functies die jij als klant kunt gebruiken. Het 2e deel geeft weer hoe wij AI inzetten voor onze eigen bedrijfsvoering en wat dit voor jouw gegevens betekent. Het laatste deel beschrijft de richtlijnen die wij intern hanteren voor het verantwoord gebruiken van AI toepassingen.

1. AI-functionaliteiten voor klanten

1.1 Optioneel gebruik

Keuze ligt altijd bij de gebruiker van de MijnDiAd software: Alle AI-functies in onze software zijn optioneel. Jij kan zelf beslissen of de AI-functionaliteiten gebruikt worden. Niemand wordt verplicht om AI te gebruiken, en de software functioneert volledig zonder AI-ondersteuning.

Huidige ontwikkelingen: We werken samen met gespecialiseerde partners aan AI-samenvattingen van consultopnames. Deze functionaliteit kan gebruikers van de MijnDiAd software helpen om sneller notities op te stellen en belangrijke punten uit gesprekken te halen. Toekomstige AI-functies worden alleen toegevoegd na grondige privacy-impact analyses en uitgebreide testing.

Transparantie: Wanneer we nieuwe AI-functionaliteiten introduceren, informeren we klanten volledig over hoe deze werken, welke gegevens worden verwerkt, waar de verwerking plaatsvindt en welke beveiligingsmaatregelen gelden. Gebruikers van de MijnDiAd software weten altijd wanneer ze met AI-ondersteuning werken.

1.2 Technische waarborgen en beveiliging 

AI-implementaties (van onszelf of partners) volgen strenge beveiligingsstandaarden. Voor AI-functionaliteiten binnen onze software zorgen we ervoor dat gegevensverwerking gebeurt binnen datacenters die voldoen aan onze ISO27001 en NEN7510 certificering.

We hanteren het principe van privacy by design: we verwerken alleen de gegevens die nodig zijn voor de functionaliteit, passen waar mogelijk pseudonimisering toe, en gebruikers van de MijnDiAd software behouden altijd volledige controle over hun gegevens.

1.3 Verantwoordelijkheden en professionele autonomie 

Het is belangrijk te begrijpen dat AI-ondersteuning de professionele verantwoordelijkheid van gebruikers van de MijnDiAd software niet wegneemt. Gebruikers van de MijnDiAd software die AI-functies gebruiken blijven volledig verantwoordelijk voor hun professionele beslissingen en de zorg die ze verlenen aan hun cliënten.

Dit betekent dat gebruikers van de MijnDiAd software AI-output altijd moeten controleren op juistheid en relevantie voordat ze deze gebruiken in hun praktijk. AI kan fouten maken of suggesties doen die niet passen bij de specifieke situatie van een cliënt. De gebruiker van de MijnDiAd software blijft de professional die de eindverantwoordelijkheid draagt.

Gebruikers van de MijnDiAd software moeten ook hun cliënten informeren over AI-gebruik waar dit relevant is voor de behandeling, ze moeten hun eigen beroepsethische richtlijnen volgen over het gebruik van technologie in de therapeutische praktijk.

2. AI-gebruik door MijnDiAd BV

Naast de AI-functionaliteiten voor klanten zet MijnDiAd zelf AI in om processen en dienstverlening te verbeteren.

2.1 Toepassingen

• Klantenservice: Een belangrijk onderdeel van ons AI-gebruik is de ondersteuning van onze klantenservice. Inkomende e-mails worden door of met behulp van AI geanalyseerd en beantwoord, waardoor we sneller en consistenter kunnen reageren op vragen van gebruikers van de MijnDiAd software. Hiervoor gebruiken we professionele AI-diensten. Dit betekent dat als je als gebruiker van de MijnDiAd software contact met ons opneemt, je antwoord mogelijk (deels) door AI is opgesteld. Indien geen menselijke controle heeft plaatsgevonden, zal dit altijd bij het antwoord vermeld worden.
  Belangrijk voor jou: stuur nooit cliëntgegevens of andere vertrouwelijke cliëntinformatie via e-mail of via de Help-functie binnen de software naar ons. Onze AI-ondersteuning kan immers inkomende berichten verwerken.
  
• Marketing en communicatie: We gebruiken AI ook voor het verbeteren van onze marketingteksten, het maken van handleidingen, het vertalen van content en het ontwikkelen van nieuwe features. Dit helpt ons om consistente en kwalitatieve communicatie te leveren aan onze klanten.
• Softwareontwikkeling: Ons ontwikkelteam gebruikt AI-assistenten om ontwerpen te maken, sneller en beter code te schrijven, bugs op te sporen, software te testen en documentatie op te stellen. Dit draagt bij aan de kwaliteit en snelheid van onze softwareverbeteringen. Voor al deze toepassingen geldt dat we uitsluitend professionele AI-diensten gebruiken met adequate beveiligingswaarborgen. We gebruiken nooit gratis of consumentenversies van AI-tools voor bedrijfskritische processen.

2.2 Zekerheden

Wij gebruiken uitsluitend zakelijke AI-diensten met duidelijke privacyvoorwaarden. Gratis of consumentenversies worden niet ingezet voor bedrijfskritische processen. Alle verwerking vindt plaats met passende beveiligingsmaatregelen en contractuele afspraken met leveranciers.

3. Intern gebruik van AI door medewerkers, eigenaren en freelancers

3.1 AI als krachtige werkpartner 

Kunstmatige intelligentie biedt ons geweldige mogelijkheden om efficiënter en creatiever te werken. AI kan helpen bij het schrijven van teksten, het vertalen van documenten, het oplossen van technische problemen, het genereren van ideeën voor marketing en het automatiseren van repetitieve taken. Het kan tijd besparen en de kwaliteit van het werk verbeteren, zodat er meer aandacht besteed kan worden aan wat echt belangrijk is: het ontwikkelen van software die therapeuten helpt bij hun belangrijke werk.

We moedigen het gebruik van AI-tools aan omdat ze ons helpen om sneller en beter te zijn in wat we doen. Denk aan het opstellen van documentatie, het verbeteren van teksten, het brainstormen over nieuwe functionaliteiten of het oplossen van programmeerproblemen.

Voor intern gebruik werken we met AI assistenten en specifieke tools met AI functies voor bijvoorbeeld tekstbewerking, vertaling en softwareontwikkeling. We vermijden AI-tools zonder duidelijke privacyvoorwaarden of beta-versies voor kritieke taken, omdat we de veiligheid van onze gegevens willen waarborgen.

3.2 De gouden regel: geen cliëntgegevens 

Hoewel we AI-gebruik stimuleren, geldt er één absolute regel: nooit cliëntgegevens invoeren in AI-tools. Cliëntgegevens zijn alle gegevens die onze klanten (gebruikers van de MijnDiAd software) in de MijnDiAd software opslaan over hun cliënten. Dit betekent dat dossierinformatie, notities, gespreksverslagen, cliëntnamen, diagnoses en alle andere persoonsgegevens van de cliënten van onze klanten buiten AI-tools blijven. Wij zijn verwerker van deze gegevens en hebben de plicht deze te beschermen.

Klantgegevens (informatie over onze klanten zelf – de gebruikers van de MijnDiAd software die onze software gebruiken) zijn daarentegen wel bedrijfsgegevens die we waar nodig kunnen delen met AI-tools, bijvoorbeeld wanneer een gebruiker van de MijnDiAd software ons een supportmail stuurt of met ons belt.

3.3 Verantwoord werken met AI 

Voor bedrijfstaken gebruiken we altijd zakelijke accounts, omdat dit helderheid geeft over verantwoordelijkheden en gegevensbeveiliging. Bij twijfel over het gebruik van AI of als er een vermoeden is dat er mogelijk gevoelige informatie is gedeeld, dan wordt er direct contact opgenomen met de privacy officer. We hanteren het principe “better safe than sorry” – bij twijfel geen gegevens delen.

Bij overtreding van dit beleid kunnen er consequenties volgen, variërend van hertraining tot andere passende maatregelen.

4. Evaluatie

Dit beleid wordt regelmatig geëvalueerd en aangepast op basis van technologische ontwikkelingen, wet- en regelgeving, praktijkervaringen en feedback van medewerkers en klanten.