Een duidelijke praktijkadministratie geeft u overzicht, rust en gemak. In deze blog delen we graag onze tips waarmee u tijd kunt besparen op uw praktijkadministratie en een professionele uitstraling naar uw cliënten kunt realiseren. Daar komen de 5 tips:

1. Houd uw bedrijfsvoering simpel

Misschien voor de hand liggend, maar door de bedrijfsvoering simpel te houden wordt ook de administratie simpel. We zien soms therapeuten die heel veel verschillende behandelingen aanbieden met allemaal verschillende tarieven. Naast dat dit het voor uzelf niet makkelijker maakt, is het ook voor (potentiële) cliënten vaak lastiger een keuze te maken.

praktijkadministratie tips

2. Maak gebruik van internet

Door het internet te gebruiken kunt u uw cliënten zelf hun gegevens laten invullen, een intakeformulier toesturen en online afspraken laten plannen. Dit scheelt u telefoontjes en geeft cliënten de mogelijkheid om 24/7 een afspraak met u te maken. Daarnaast kunnen er automatisch afspraakherinneringen verstuurd worden zodat minder cliënten een afspraak vergeten.

3. Gebruik een pin-apparaat

Door uw cliënten aan het einde van het consult direct te laten betalen voorkomt u een hoop administratie. Er wordt nog vaak gedacht dat pinnen hoge kosten met zich meebrengt, maar ook op dit gebied zijn er innovatieve oplossingen waarbij de kosten meevallen. Zie bijvoorbeeld sumup, iZettlePinMobile. Door cliënten direct te laten afrekenen hoeft u achteraf geen betalingen te verwerken en herinneringen en aanmaningen te versturen.

4. Zorg voor een goede praktijkwebsite

Met een goede praktijkwebsite bespaart u tijd op het beantwoorden van dezelfde vragen en het kan u nieuwe cliënten opleveren. Tips voor een goede praktijkwebsite:

  • Schrijf de teksten gericht op de cliënt.
  • Maak een duidelijk overzicht van de behandelingen en klachten waarvoor de behandelingen werken.
  • Benoem de tarieven van de behandelingen.
  • Eenvoudige opties (eventueel meerdere) om contact te leggen met u of een afspraak te plannen.
  • Website is alleen beschikbaar via een beveiligde verbinding (HTTPS).
  • Werkt op alle apparaten (smartphones, tablets, laptops).

5. Voldoe aan (nieuwe) AVG wet- en regelgeving

In uw praktijk werkt u met persoonsgegevens, denk bijvoorbeeld aan de namen, adressen en geboortedatum van cliënten. Daarnaast houdt u mogelijk een clientendossier bij. Omdat het hier doorgaans medische gegevens betreft worden deze gegevens aangemerkt als zogeheten bijzondere persoonsgegevens. De beveiliging van deze gegevens moet van hoog niveau zijn. In mei 2018 treedt er tevens nieuwe wetgeving in werking, de zogeheten Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De privacy van cliënten wordt hiermee nog beter beschermd, als praktijk krijgt u meer plichten om de gegevensbescherming goed op orde te hebben.
Voor meer informatie hierover kunt u de volgende documenten bekijken:

Stappenplan AVG (Autoriteit Persoonsgegevens)
Prakijkgids patiëntgegevens in de cloud

Als extra tip zou ik nog willen meegeven om bij praktijkkosten niet alleen te kijken naar de hoogte van de kosten, maar vooral ook naar wat het u kan opleveren. Als voorbeeld: een pinapparaat of praktijksoftware brengt kosten met zich mee, maar levert als het goed is ook veel op (tijdbesparing, minder stress, professionele uitstraling etc).

Heeft u zelf nog goede tips, of op/aanmerkingen. Laat het ons weten via Facebook of stuur ons een e-mail.

Interesse in innovatieve praktijksoftware? Vraag een vrijblijvende probeer-omgeving van MijnDiAd aan via www.mijndiad.nl
Interesse in een praktijkwebsite? Bekijk dan de website www.mijnpraktijksite.nl

MijnDiAd maakt gebruik van cookies

We nemen je privacy serieus. Hoe we omgaan met je privacy en cookies vind je in onze Privacyverklaring. Deze website maakt gebruik van cookies om o.a. statistieken bij te houden.

Mogen we ook trackingcookies plaatsen voor gerichte marketing? Klik dan op Oké. Wil je dit niet, klik dan op Niet oké, we zullen dan geen trackingcookies plaatsen.