Een duidelijke praktijkadministratie geeft u overzicht, rust en gemak. In deze blog delen we graag onze tips waarmee u tijd kunt besparen op uw praktijkadministratie en een professionele uitstraling naar uw cliënten kunt realiseren.
Daar komen de 5 tips:
1. Houd uw bedrijfsvoering simpel
Misschien voor de hand liggend, maar door de bedrijfsvoering simpel te houden wordt ook de administratie simpel. We zien soms therapeuten die heel veel verschillende behandelingen aanbieden met allemaal verschillende tarieven. Naast dat dit het voor uzelf niet makkelijker maakt, is het ook voor (potentiële) cliënten vaak lastiger een keuze te maken.
2. Maak gebruik van internet
Door het internet te gebruiken kunt u uw cliënten zelf hun gegevens laten invullen, een intakeformulier toesturen en online afspraken laten plannen. Dit scheelt u telefoontjes en geeft cliënten de mogelijkheid om 24/7 een afspraak met u te maken. Daarnaast kunnen er automatisch afspraakherinneringen verstuurd worden zodat minder cliënten een afspraak vergeten.
3. Gebruik een pin-apparaat of iDEAL betalingen
Door uw cliënten aan het einde van het consult direct te laten betalen voorkomt u een hoop administratie. Er wordt nog vaak gedacht dat pinnen hoge kosten met zich meebrengt, maar ook op dit gebied zijn er innovatieve oplossingen waarbij de kosten meevallen. Zie bijvoorbeeld Mollie, sumup, Zettle by PayPal, PinMobile. Door cliënten direct te laten afrekenen hoeft u achteraf geen betalingen te verwerken en herinneringen en aanmaningen te versturen.
Een andere optie is gebruik te maken iDEAL-betalingen. Daarmee kunnen cliënten de factuur via een link of QR-code direct betalen en wordt uw administratie direct bijgewerkt.
4. Zorg voor een professionele praktijkwebsite
Met een goede praktijkwebsite bespaart u tijd op het beantwoorden van cliëntvragen en het kan u nieuwe cliënten opleveren. Tips voor een goede praktijkwebsite:
- Schrijf de teksten gericht op de cliënt.
- Maak een duidelijk overzicht van de behandelingen en klachten waarvoor de behandelingen werken.
- Benoem de tarieven van de behandelingen of trajecten.
- Eenvoudige opties (eventueel meerdere) om contact te leggen met u of direct een afspraak te plannen.
- Zorg dat de praktijkwebsite alleen bereikbaar is via een beveiligde verbinding (HTTPS).
- Werkt op alle apparaten (smartphones, tablets, laptops).
5. Voldoe aan de AVG wet- en regelgeving
In uw praktijk werkt u met persoonsgegevens, denk bijvoorbeeld aan de namen, adressen en geboortedatum van cliënten. Daarnaast houdt u mogelijk een cliëntendossier bij. Omdat het hier doorgaans medische gegevens betreft worden deze gegevens aangemerkt als zogeheten bijzondere persoonsgegevens. De beveiliging van deze gegevens moet van hoog niveau zijn. Sinds mei 2018 is de zogeheten Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht. De privacy van cliënten wordt hiermee nog beter beschermd, als praktijk heeft u echter ook meer plichten om de gegevensbescherming goed op orde te hebben.
Voor meer informatie hierover kunt u de volgende documenten bekijken:
Stappenplan AVG (Autoriteit Persoonsgegevens)
Praktijkgids patiëntgegevens in de cloud
Ook uw beroepsvereniging heeft mogelijk stappenplannnen beschikbaar om u te helpen voldoen aan de AVG wetgeving.
Extra tip
Als extra tip zou ik nog willen meegeven om bij praktijkkosten niet alleen te kijken naar de hoogte van de kosten, maar vooral ook naar wat het u kan opleveren. Als voorbeeld: een pinapparaat of praktijksoftware brengt kosten met zich mee, maar levert als het goed is ook veel op (tijdbesparing, minder stress, professionele uitstraling etc).
Heeft u zelf nog goede tips, of op/aanmerkingen. Laat het ons weten via LinkedIn, Facebook of via de contactpagina.
Interesse in de gebruiksvriendelijkste praktijksoftware? Start een vrijblijvende probeer-omgeving via de knop hieronder.
Interesse in een praktijkwebsite? Klik hier voor meer informatie.